Verträge: das Bindeglied zum Erfolg

Eine effiziente Auftragsvergabe ist das Rückgrat eines reibungslos funktionierenden Betriebs. Von den Rohstoffen bis
Fertigprodukten: Die Lieferkette ist ein komplexes Netz von voneinander abhängigen
Parteien, die eng zusammenarbeiten müssen, um den Bedarf zu decken. In diesem Blog werden wir uns das Contracting in der Lieferkette genauer ansehen. Im Folgenden werden wir die verschiedenen Arten von Verträgen betrachten und bewährte Verfahren zur Optimierung von Verträgen für maximale Effizienz und Wert erörtern.

Ob Sie nun ein Fachmann in der Lieferkette sind oder sich einfach für den Weg der Produkte vom Hersteller zum Endverbraucher interessieren, dieser Blog bietet wertvolle Einblicke in die verstärkende Wirkung von Verträgen auf die Glieder, die die Lieferkette am Laufen halten.

Warum ist Contracting in der Lieferkette so wichtig?

Stellen Sie sich Folgendes vor: Der Vertriebsleiter, der Kundenbetreuer oder die Vertriebsabteilung hat nach großen Anstrengungen einen schönen neuen Großkunden gewonnen. Mit diesem Projekt liegt das Unternehmen sogar weit über seinen Umsatzzielen für das laufende Geschäftsjahr. Es gibt nur ein "Aber": Es handelt sich um einen ziemlich großen Auftrag. Also wird der CFO oder der Chef hinzugezogen, denn dieser Auftrag könnte etwas mehr Aufmerksamkeit gebrauchen. Vielleicht wird auch ein Rechtsanwalt oder Notar hinzugezogen, denn das muss ja alles ordentlich zu Papier gebracht werden. Schließlich will man bei einem solchen Auftrag kein unnötiges Risiko eingehen; die Verträge müssen schlüssig sein.

Was leider übersehen wird: die Rücksprache mit dem Einkäufer oder der Einkaufsabteilung. Denn während alle sehr darauf bedacht sind, Kaufverträge mit Themen wie Gewährleistungs- und Garantiefristen, Lieferterminen und anderen wichtigen Fragen zu besprechen, wird oft vergessen, dass für diese Verträge auch Sachen eingekauft werden. Wenn diese Beschaffung nicht übereinstimmt, dann haben Sie ein Problem. Dann stellt sich heraus, dass Sie in Ihren Verträgen z. B. eine 2-jährige Garantie auf Ihre Produkte geben, während die Bauteile, die störanfällig sind - und die Reparaturen teuer machen - mit einer 12-monatigen Garantie durch Ihren Lieferanten geliefert werden. Das bedeutet, dass Sie als Hersteller im sprichwörtlichen Sandwich der Ansprüche geraten.

Denken Sie auch an die folgenden Situationen. Eine Haftungsbeschränkung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen Ihres Lieferanten, die Sie daran hindert, Ihren gesamten Schaden, bestehend aus dem Kundenanspruch, gegen diesen Lieferanten geltend zu machen? Oder wie ist es mit Schäden durch mit Lieferverzögerungen, wenn Ihr Lieferant im Kleingedruckten oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt hat, dass verbindliche Zusagen niemals gemacht werden, während Sie selbst mit Ihrem Kunden, für den dies sehr wichtig war, eine verbindliche Liefervereinbarung getroffen haben?

Einkauf und Verkauf laufen parallel

In der letzten Zeit, als es nach der Korona zu unglaublichen Lieferverzögerungen auf dem Werkstoffmarkt kam, ging so manches Produktions- und Handelsunternehmen in Insolvenz, weil ein Mandant einen Vertrag wegen verspäteter Lieferung von Waren kündigte, während der Lieferant die Komponenten mit monatelanger Verspätung lieferte und die Zahlung gemäß seiner Vereinbarung einforderte.

Die Vereinbarungen zwischen den verschiedenen Parteien der Lieferkette, an der Sie beteiligt sind, sollten daher möglichst aufeinander abgestimmt sein. Vor allem bei größeren Aufträgen lohnt es sich, die Verhandlungen über Einkauf und Verkauf parallel laufen zu lassen oder zu koordinieren. Wenn die Bedingungen für den Einkauf bereits feststehen, z. B. weil Sie mit langfristigen Verträgen arbeiten oder feste Vereinbarungen mit Ihrem Lieferanten getroffen haben, dann müssen Sie bei Ihren Verkaufsverträgen darauf achten, dass die Vereinbarungen mit Ihrem Lieferanten in Bezug auf Gewährleistungsfristen, Reklamationsbedingungen, Lieferfristen, Haftungsbeschränkungen usw. übereinstimmen.

Umgekehrt sollten Sie mit (neuen) Lieferanten vorzugsweise Vereinbarungen in Ihren Verträgen treffen, die mit Ihren eigenen Kaufverträgen übereinstimmen, was Lieferfristen, Garantien, Haftungen usw. angeht. Bei einem besonders großen Auftrag mit einem Kunden, der besondere Anforderungen stellt, müssen Sie sich erneut mit Ihrem Lieferanten zusammensetzen, um zu sehen, ob Sie für diesen einen Auftrag besondere Bedingungen aushandeln können. Wenn nicht, müssen Sie mit dem Kunden zusammenarbeiten, um zu sehen, wie Sie die "Lücke" in Ihren Verträgen auf faire Art und Weise schließen können. Manchmal können Sie das Problem auch lösen, indem Sie eine zusätzliche Versicherung für ein Projekt abschließen. In diesem Fall müssen Sie sich über die zusätzlichen Prämienkosten einigen oder sie in den Gesamtverkaufs- oder Vertragspreis einpreisen.

Die Bedeutung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB)

Ein weiterer Fehler, den wir häufig beobachten, ist die falsche Verwendung von allgemeinen Einkaufs- und Verkaufsbedingungen in Verträgen. Die Leute denken oft, dass sie durch ihre eigenen Geschäftsbedingungen "abgedeckt" sind, aber später stellt sich heraus, dass sie nicht auf einen Vertrag oder Auftrag anwendbar sind.

Verhandlungsführung und Beziehungsmanagement

Bei Verträgen tragen Vertragsverhandlungen auch in hohem Maße zum Aufbau und zur Pflege starker Beziehungen zu Lieferanten, Käufern und anderen Partnern in der Lieferkette bei. Ein Vertrag ist daher mehr als nur die Erfassung aller Risiken und Probleme; er ist vor allem auch eine Gelegenheit, die Beziehungen zu den Parteien in Ihrer Kette zu stärken und aufzubauen.

Ein Mandant, dem ein unbefristeter Vertrag angeboten wird, erhält indirekt die Botschaft, dass er wichtig genug ist, um einen Vertrag zu erhalten, anstatt mit Einzelaufträgen zu arbeiten. Dies trägt zur Kundentreue bei. Ein Lieferant, der einen Rahmenvertrag unterzeichnen darf, der ihm einen Mindestumsatz garantiert, wird sich mehr anstrengen als einer, der gelegentlich einen Einzelauftrag mit einer knappen Frist erhält. Die jährlichen Fortschrittsbesprechungen im Rahmen dieser Vereinbarungen sind per Definition Beziehungsmanagement-Sitzungen, bei denen Sie sich gegenseitig Ihre Wertschätzung ausdrücken und die Beziehung stärken. Gleichzeitig können Sie bei diesen Bewertungen Ihre Zusammenarbeit so anpassen, dass beide Parteien zufrieden bleiben.

Vertragsverhandlungen und Beziehungsmanagement

Arten von Verträgen

Beschaffungsseite

Als Hersteller kommen Sie mit verschiedenen Verträgen in Berührung. Auf der Beschaffungsseite haben Sie zusätzlich zu den Einzelbestellungen manchmal Rahmenverträge mit Stammlieferanten. In diesen Rahmenverträgen legen Sie fest, zu welchen Bedingungen Sie bei diesem Lieferanten einkaufen. Diese Rahmenverträge haben oft eine längere Laufzeit oder sind sogar unbefristet, und es gelten Kündigungsfristen. In einigen Fällen werden auch Exklusivitätsvereinbarungen, Vereinbarungen über Mindestabnahmemengen oder Mindestumsätze pro Jahr oder Vereinbarungen über die Nutzung von Rechten an geistigem Eigentum getroffen.

Diese Beschaffungsverträge sind für die Agilität Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Wenn es um wichtige Rohstoffe, Komponenten oder Materialien geht, wollen Sie Sicherheit haben, damit Ihre Lieferkette nicht unterbrochen wird. Andererseits wollen Sie auch wechseln können, wenn Ihr Stammlieferant nicht pünktlich liefern kann oder wenn es z. B. Qualitätsprobleme oder Verzögerungen bei Weiterentwicklungen gibt usw.

Verkaufsseite

Auf der Verkaufsseite gibt es ebenfalls verschiedene Arten von Verträgen. Wie auf der Beschaffungsseite kann man mit Einzelbestellungen arbeiten, die eigentlich auch, und vor allem bei häufigeren Käufen, ein Vertrag sind. Oder man arbeitet mit Rahmenverträgen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn es um große Mengen pro Jahr geht, wenn man speziell für diesen Kunden einkaufen muss oder wenn es ein Mandant ist, der regelmäßig wiederkommt. Dann müssen Sie nicht jedes Mal über Dinge wie Preis, Konditionen, Liefertermine usw. nachdenken und verhandeln.

Vielleicht arbeiten Sie mit Wiederverkäufern, Großhändlern, Distributoren oder Händlern zusammen, die wiederum Ihre Produkte an den Endkunden weiterverkaufen. In diesem Fall gibt es - ob dies nun schriftlich festgehalten wird oder nicht - oft eine sogenannte Vertriebsvereinbarung.

Termine vereinbaren

Mit Ihrem Wiederverkäufer, Großhändler, Distributor oder Händler wollen Sie oft Verträge abschließen, wie z. B.:

  • In welchem Gebiet dürfen sie verkaufen? An wen dürfen sie verkaufen? Haben sie eine Gebietsexklusivität?
  • Dürfen sie konkurrierende Produkte neben Ihren Produkten anbieten?
  • Welche Preise oder Rabatte gelten? Gibt es eine Mindestabnahmemenge?
  • Sollen oder müssen sie für Ihre Marke werben?
  • Muss ihr Geschäft oder die Präsentation Ihrer Produkte (in einer Verkaufsstelle, einem Geschäft oder online) bestimmten Anforderungen genügen?
  • Wie hoch ist die Garantie für die Produkte? Bietet der Vertriebshändler, Wiederverkäufer oder Großhändler Kundendienst, technische Unterstützung usw. an? ?

Rechte an geistigem Eigentum, Technik

In manchen Fällen entwickeln Sie für Ihren Kunden maßgeschneiderte Produkte, mit oder ohne dessen Mitwirkung. In diesem Fall treffen Sie in den Verträgen auch Vereinbarungen über diese Entwicklungen (Design, Technik), das Eigentum an diesen Entwürfen und der Technik und die Nutzung der Rechte an geistigem Eigentum.

Es kann auch sein, dass Sie die Produkte im Auftrag des Kunden und auf der Grundlage seiner Zeichnungen herstellen, z. B. weil Sie ein OEM-Hersteller oder Auftragnehmer sind. In diesem Fall müssen Sie ebenfalls Vereinbarungen über die Rechte am geistigen Eigentum treffen, aber auch z. B. über die Verantwortung und Haftung, wenn sich herausstellt, dass etwas mit dem Entwurf nicht in Ordnung ist (Konstruktionsfehler), die mögliche Beratungspflicht von Ihnen als Hersteller und Experte auf diesem Gebiet usw.

Vertragliche Elemente

Viele Unternehmer sind der Meinung, dass in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen alles geregelt ist und dass sie daher bestimmte Vereinbarungen nicht mehr ausdrücklich in Verträgen festhalten müssen. Das mag zwar prinzipiell richtig sein, aber oft geht es schief, wenn man Allgemeine Geschäftsbedingungen für anwendbar erklärt. Zum Beispiel, weil nicht nur Sie, sondern auch Ihr Mandant oder Lieferant auf seine Bedingungen verweist und deshalb nicht klar ist, wessen Bedingungen eigentlich gelten. In vielen Gerichtsverfahren geht es nicht um den Anspruch einer Partei, sondern hauptsächlich darum, ob diese allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten oder nicht. Das hat zur Folge, dass man manchmal nicht einmal zur eigentlichen Frage der Haftung und des Schadensersatzes kommt.

Es empfiehlt sich daher, die wichtigsten Vereinbarungen auch in Ihrer Bestellung, Ihrem Kaufvertrag, Ihrem Kaufvertrag oder Ihrer Auftragsbestätigung festzuhalten.

Dabei geht es nicht nur um den Preis und die Zahlen, sondern auch um:

Risikomanagement

Insbesondere bei Lieferungen an Kunden in Ländern außerhalb der EU ist es sinnvoll, bei Verträgen zu prüfen, ob die Versicherung mögliche Ansprüche ausländischer Parteien (im Ausland vor einem ausländischen Gericht) abdeckt und ob auch die Anwaltskosten (im Ausland vor einem ausländischen Gericht) erstattet werden. Manchmal sind bestimmte Länder wie die USA oder China und neuerdings auch Russland ganz ausgeschlossen, oder es wird im Schadensfall nicht alles erstattet, was in den Niederlanden gezahlt werden würde. Oft können Sie eine zusätzliche Versicherung abschließen, die allerdings manchmal viel Geld kostet.

Auch in den Verträgen oder Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Kunden oder Lieferanten können Ansprüche enthalten sein, die nicht von der Versicherung gedeckt sind.

In allen Fällen von Verträgen ist es wichtig zu prüfen, unter welchem Rechtssystem Sie mit dem Kunden einen Vertrag schließen. Selbst wenn Sie keine Vereinbarungen miteinander treffen, können Sie nicht automatisch davon ausgehen, dass ein internationaler Mandant oder Lieferant niederländischem Recht unterliegt und dass Sie sich an ein niederländisches Gericht wenden können. Außerdem ist die Streitbeilegung außerhalb der EU nicht überall gleich effektiv, so dass Sie sich genau überlegen müssen, wie Sie an Ihr Geld oder Ihr Eigentum kommen, wenn mit Ihrem Geschäftspartner etwas schief läuft.

Einige Standardzahlungsbedingungen, die in den Niederlanden oder der EU funktionieren und sinnvoll sind, werden besser durch gute Zahlungsvereinbarungen ersetzt, bei denen Sie mit Akkreditiven oder Bankgarantien arbeiten, so dass ein gleichzeitiger Austausch von (genehmigten) Waren und Geld stattfindet. Aber selbst dann kann es sein, dass Sie im Falle von Reklamationen von diesem Lieferanten schlecht behandelt werden. Oder Sie riskieren hohe Schadensersatzforderungen oder horrende Anwaltskosten, wenn Sie mangelhafte Produkte geliefert haben, wie es in den USA oft der Fall ist.

Da Sie nicht immer Einfluss auf die Geschehnisse um Sie herum haben (denken Sie an Covid-19, Suezkanal, Ukraine-Krieg), müssen Sie auch Verträge sorgfältig auf ausreichende "Ausweichmöglichkeiten" prüfen. Diese werden auch als "Klauseln für höhere Gewalt" bezeichnet. Damit sind Umstände gemeint, die Sie daran hindern, Ihren Teil der Vereinbarung zu erfüllen, die Sie aber nicht selbst "verschuldet" haben. Höhere Gewalt ist ein nicht vollständig definierter Begriff, so dass Sie gut daran tun, zu beschreiben, was in Ihrem speziellen Fall eine Situation höherer Gewalt darstellt. Denken Sie zum Beispiel an die Schließungen während Covid-19, die an sich keine Situation höherer Gewalt darstellen. Anders wäre es gewesen, wenn Sie z. B. die "Behinderung des freien Waren- oder Personenverkehrs" als höhere Gewalt definiert hätten.

Rechtliche Aspekte

Sie müssen alle Arten von Gesetzen und Vorschriften einhalten, insbesondere wenn die Produkte Elektronik enthalten. Im vertraglichen Sinne stellt sich dann immer die Frage, wer für die Einhaltung der lokalen Gesetzgebung verantwortlich ist. Während man in der EU mit einer CE-Kennzeichnung auskommen kann, gilt dies in anderen Ländern wie dem Vereinigten Königreich seit dem Brexit nicht mehr. Wenn darüber keine Vereinbarungen getroffen werden, stellt sich die Frage, ob Ihr Lieferant automatisch ein UK-sicheres Produkt liefern muss. Das müssen Sie dann gesondert vereinbaren.

In der Folge kommt es manchmal zu Diskussionen darüber, ob ein Produkt einer CE-Norm, einer DIN-Norm oder einer anderen internationalen, nationalen oder industriellen Norm entspricht oder nicht. Oft behauptet ein Mandant, ein Produkt sei mangelhaft, weil es eine bestimmte Norm nicht erfüllt. Dazu müssen Sie in der Regel ausdrücklich vereinbart haben, dass ein Produkt dieser Norm entspricht. Andernfalls ist es nicht Teil des Vertrags, es sei denn, es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass es bestimmte Bedingungen erfüllen muss.

Nachhaltigkeit und Ethik

Heutzutage wird, auch bei Verträgen, immer mehr Wert auf die sogenannte ESG-Compliance (Environment - Social - Governance) gelegt. Kurz gesagt bedeutet dies, dass Sie Ihre Produkte so herstellen, dass sie die Umwelt so wenig wie möglich belasten, dass Sie Menschen nicht ausbeuten und dass Sie Ihre Geschäfte und Entscheidungen auf faire und sorgfältige Weise treffen.

Viele multinationale Unternehmen haben umfangreiche separate Vertragsbestimmungen oder sogar seitenlange Anhänge zu ihren Verträgen, zusätzlich zu den Bedingungen in diesem Bereich in den allgemeinen Geschäftsbedingungen oder im Kleingedruckten. So finden sich häufig Bestimmungen zur Terrorismusbekämpfung, zum Verbot von Bestechungsgeldern, zur Auslagerung in Niedriglohnländer, zu Arbeitsbedingungen usw. Als KMU-Unternehmer kommen einem diese Bestimmungen oft ziemlich amerikanisch oder hysterisch vor. Aber für diese Unternehmen ist es eine ernste Angelegenheit. Oft hängt es damit zusammen, dass sie selbst umfangreiche Prüfpflichten haben. Diese wiederum erlegen sie ihren Zulieferern auf. Wer diesen nicht nachkommt, riskiert die Kündigung seines Vertrags. Wenn Sie also Lieferant eines Lieferanten eines solchen multinationalen Unternehmens sind, müssen Sie sich möglicherweise auch mit diesen - auferlegten - Bestimmungen auseinandersetzen, und das geschieht immer häufiger.

Technologie und Digitalisierung

Neue Technologien wie Vertragsmanagement-Software und Blockchain können den Vertragsprozess in der Lieferkette verbessern, effizienter machen und die Transparenz erhöhen. Den Überblick über Verträge zu behalten und sie ordnungsgemäß zu verwalten, ist etwas, das ziemlich schnell zu einer großen Aufgabe wird. Auch wenn Ihr Unternehmen noch relativ klein ist. Vor allem auch, wenn es um die bekannte Frage geht: "Welche Version ist jetzt die aktuellste?", zu wissen, welche Kündigungsfristen gelten oder wann Preislisten erneuert werden müssen. Oft legt jeder in seinem eigenen Ordner/nach seiner eigenen Abteilung ab, d.h. wenn Kees aus dem Einkauf krank ist, weiß Jan aus dem Vertrieb oder Pete, der Finanzchef, nicht Bescheid.

Sie können natürlich ein teures Vertragsmanagementsystem kaufen, was vor allem für große Unternehmen interessant ist, aber auch als kleines Unternehmen können Sie schon viel tun, um alles unter Kontrolle zu halten:

  • Legen Sie einen zentralen Ort auf Ihrem Server fest, an dem alle unterzeichneten Verträge und alles, was dazugehört (Verlängerungsschreiben, aktuelle Preisliste, Protokolle von Fortschrittsbesprechungen), eingehen.
  • Stellen Sie sicher, dass jeder, vom Einkauf bis zum Verkauf, alles dort speichert.
  • Erstellen Sie für jeden Kunden ein Informationsblatt, in dem Sie angeben, welche Art von Vertrag besteht, wie die Laufzeit ist, wer die Ansprechpartner sind, usw.

Bewährte Praktiken

Natürlich geben wir Ihnen auch Tipps, wie Sie in der Lieferkette effektiv Verträge abschließen können:

  • Gleicher Kauf und Verkauf.
  • Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, wie Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen verwenden können.
  • Achten Sie auf das Risikomanagement: Je größer der Vertrag (Volumen/Umsatz), desto sorgfältiger sollte er geprüft werden.
  • Schaffen Sie Standardprozesse und Standarddokumente (z.B. alle Bestellungen über Betrag x müssen den Finanzdirektor passieren oder alle Bestellungen mit Volumen y müssen mit dem Einkauf/Verkauf nach dem 4-Augen-Prinzip behandelt werden).
  • Stellen Sie sicher, dass wichtige Kunden/Lieferanten feste Verträge mit klaren Vereinbarungen über Laufzeit, Garantie, Haftung (Beschränkung), Kündigung, Qualität usw. haben.

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