Je kent dat zinnetje, weggestopt in de voettekst van je briefpapier, wel: ‘Op al onze leveringen zijn onze algemene voorwaarden van toepassing die gedeponeerd zijn bij de Kamer van Koophandel’. Ooit, in een grijs verleden, heeft een advocaat een keer een setje algemene voorwaarden opgemaakt. Die liggen ergens opgeslagen op de server en niemand weet eigenlijk precies waar.
Ken je voorwaarden
Voor een MKB-ondernemer is het kennen en begrijpen van je eigen algemene voorwaarden en hoe je ze in de praktijk inzet van groot belang. Deze voorwaarden spelen een rol bij het vastleggen van de rechten en verplichtingen van beide partijen in een contract. Vaak worden de algemene voorwaarden opgenomen op de achterkant van het briefpapier, of er wordt in de voetnoot van het briefpapier naar verwezen. In de dagelijkse praktijk spelen ze eigenlijk geen grote rol. En dit terwijl vaak de meest belangrijke zaken, zoals beperking van aansprakelijkheid, betaaltermijnen, garantietermijnen en overige levercondities erin vermeld worden. Het loont dus best de moeite om hier als MKB- ondernemer met je sales en inkoop team dieper in te duiken.
Branchevoorwaarden
Het is gebruikelijk dat bedrijven hun eigen algemene voorwaarden hanteren, maar in sommige branches worden branchevoorwaarden ook veel gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan de Metaalunievoorwaarden of de Orgalim voorwaarden in de productie-industrie, of de Fenex, AVC en Physical Distribution voorwaarden in de logistieke sector.
Branchevoorwaarden hebben het voordeel, dat deze in Nederland binnen de eigen branche breed geaccepteerd zijn en niet vaak op weerstand stuiten. Bedenk wel dat het gebruik van branchevoorwaarden in andere landen niet altijd vaste praktijk is. Dus misschien weigert die buitenlandse contractspartij wel jouw voorwaarden.
Doe meer dan alleen maar melden dat je ze hebt
Het is van groot belang om je te realiseren dat het enkel vermelden van de algemene voorwaarden niet voldoende is om juridisch bindend te zijn. Je moet op een duidelijke manier kenbaar maken dat je alleen zakendoet onder toepassing van je algemene voorwaarden. Ook moet je een vindplaats van de voorwaarden (bijv. deponering kvk of website) aangeven, zodat je contractspartij daar op eenvoudige wijze de voorwaarden kan inzien. Als je internationaal onderneemt, geldt bovendien dat je ze altijd als je de eerste keer zaken met elkaar doet moet meesturen om ze onderdeel te maken van je contract. Anders loop je het gevaar dat een rechter ze buiten beschouwing laat. Hetzelfde geldt, als je inkoopt en daarbij je branchevoorwaarden of je algemene inkoopvoorwaarden van toepassing wilt hebben.
Wil je zeker zijn? Stuur dan bij elke offerte en opdrachtbevestiging je algemene voorwaarden mee. Of stuur je vaste klanten elk jaar een email of een brief, dat ook voor volgend jaar weer jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de zaken die je met elkaar doet.
Verklaart jouw contractspartij zijn eigen voorwaarden van toepassing in zijn purchase order of acceptatie van je offerte? Laat dat niet onbesproken, want je loopt het gevaar, dat je anders onduidelijkheid krijgt over de vraag of jouw voorwaarden, die van de contractspartij of geen enkele voorwaarde van toepassing is. Dat geldt vooral als je zakendoet met buitenlandse klanten en leveranciers.
Herziening van je algemene voorwaarden
Jouw business verandert voortdurend. Daarom adviseren we je om elke 4 jaar je algemene voorwaarden onder de loep te nemen. Passen ze nog bij jouw manier van zakendoen? Zijn ze nog actueel, of is er wetgeving veranderd? Zijn er bepalingen die altijd tot discussie met je contractspartij leiden? Check dit iedere 4 jaar een keer.
Training voor verkopers en inkopers
Je kunt uit dit artikel al opmaken dat het juist gebruiken van algemene verkoop voorwaarden en algemene inkoopvoorwaarden van groot belang is. LAW/FIRM geeft regelmatig interactieve trainingen aan sales teams en inkopers over het juiste gebruik van algemene voorwaarden. De in house training duurt 2 (of 4) uur en is op maat gemaakt. Wij laten ons vooraf briefen zodat we rekening kunnen houden met jullie bedrijf, de producten en de branche. Na de training weten jouw medewerkers:
- Hoe ze nationaal en internationaal algemene verkoopvoorwaarden en algemene inkoopvoorwaarden onderdeel maken van de overeenkomsten met klanten en leveranciers;
- Hoe ze de discussie kunnen aangaan, als de contractspartij ook zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaart;
- Op welke manier in de offerte en inkooporder de belangrijkste zaken worden geborgd;
- Hoe bepalingen in de voorwaarden van de contractspartij herkend worden die onredelijk of bezwarend zijn en kunnen ze alternatieven aandragen.
De training kan los worden gegeven of in combinatie met een review van jullie algemene voorwaarden, standaard offertes, orderbevestigingen, inkooporders en andere verkoop en inkoopdocumentatie.
Wil je meer weten?
Heb je hulp nodig bij het opstellen van algemene voorwaarden, wil je je huidige voorwaarden herzien of heb je interesse in een training? Daar kan LAW/FIRM je bij helpen. Neem gerust contact op met Esther Tromp, (E: esthertromp@law-firm.international, T: +31655741267)