Contracten: de verbindende schakels naar succes

Effectief contracteren is de ruggengraat van een soepel verlopende operatie. Van grondstoffen tot
afgewerkte producten: de supply chain is een complex netwerk van onderling afhankelijke
partijen die nauw moeten samenwerken om aan de vraag te voldoen. In deze blog gaan we dieper in op contracteren in de supply chain. We gaan onder kijken naar de verschillende soorten contracten die gebruikt worden en bespreken best practices om contracten te optimaliseren voor maximale efficiëntie en waarde.

Of je nu een professional bent in de supply chain, of gewoon geïnteresseerd bent in de weg die producten afleggen van producent naar eindgebruiker, deze blog geeft waardevolle inzichten in de versterkende werking van contracten op de schakels die de supply chain draaiende houden.

Waarom is contracteren in de supply chain zo belangrijk?

Stel je voor: de sales manager, de accountmanager of de verkoopafdeling heeft na veel inspanningen een mooie nieuwe grote klant binnen gehaald. Sterker nog, met dit project streeft het bedrijf haar omzetdoelstellingen voor het lopende boekjaar ruimschoots voorbij. Er is één ’maar’: het is wel een hele grote order. Dus de CFO of de baas wordt erbij gehaald want dit contract kan wel wat extra aandacht gebruiken. Misschien wordt er ook een jurist of advocaat erbij gehaald, want dit alles moet toch wel allemaal goed op papier staan. Je wilt met zo’n order immers geen onnodige risico’s lopen, de contracten moeten sluitend zien.

Wat helaas over het hoofd gezien wordt: overleg met de inkoper of de afdeling inkoop. Want terwijl iedereen zich met veel zorg buigt over verkoopcontracten met onderwerpen als garanties en garantietermijnen, op- en afleverdata, en andere belangrijke zaken, wordt vaak vergeten dat voor die contracten ook ingekocht wordt. Als als die inkoop niet matcht, dan heb je een probleem. Dan blijk je in je contracten bijvoorbeeld 2 jaar garantie te geven op je producten, terwijl de componenten onderdelen die nog wel eens stuk willen gaan – en die een reparatie duur maken – onder 12 maanden garantie zijn geleverd. Dat betekent dat je als producent tussen wal en schip terecht komt.

Wat te denken van een aansprakelijkheidsbeperking in de algemene voorwaarden van je leverancier, waardoor je niet je hele claim van de klant bij die leverancier kan neerleggen? Of leververtragingen, waarbij jouw leverancier in de kleine lettertjes of de algemene voorwaarden heeft bedongen dat er nooit bindende toezeggingen worden gedaan, terwijl je zelf met je klant, voor wie dit heel belangrijk is, een bindende leverafspraak hebt gemaakt?

Inkoop en verkoop lopen parallel

In de afgelopen periode, toen ná corona ongelofelijke leververtragingen in de materiaalmarkt waren, is menig productie- en handelsbedrijf failliet gegaan door een klant die een contract ontbond vanwege te laat geleverde goederen, terwijl de leverancier met maanden vertraging de componenten heeft uitgeleverd en op grond van zijn overeenkomst de betaling ervan opeiste.

De afspraken tussen de verschillende partijen in de toeleveringsketen waar jij onderdeel van uitmaakt, moeten bij voorkeur dus op elkaar afgestemd zijn. Het loont om, zeker bij grotere contracten, de onderhandelingen over inkoop en verkoop parallel te laten lopen dan wel op elkaar af te stemmen. Als de voorwaarden voor inkoop al vast staan, bijv. omdat je met lange termijn contracten werkt of vaste afspraken met je leverancier hebt, dan zul je dus bij je verkoopcontracten goed moeten opletten dat je afspraken maakt die in lijn liggen met die met je leverancier als het gaat om garantietermijnen, eisen voor reclamaties, levertermijnen, aansprakelijkheidsbeperkingen, etc.

Omgekeerd geldt, dat je bij (nieuwe) leveranciers in je contracten bij voorkeur afspraken maakt die in lijn liggen met je eigen verkoopcontracten als het gaat om levertermijnen, garanties, aansprakelijkheden, etc. Bij een bijzonder grote order, met een klant die bijzondere eisen stelt, zul je dan weer opnieuw met je leverancier om de tafel, om te kijken of je voor deze ene order bijzondere voorwaarden kunt bedingen. Lukt dit niet, dan zul je samen met de klant moeten kijken hoe je in je contracten het ‘gat’ op een eerlijke manier dicht. Soms kun je het ook oplossen door je speciaal voor een project bij te verzekeren. In dat geval moet je afspraken maken over de extra premiekosten of die inprijzen in de totale verkoop- of aanneemsom.

Het belang van algemene voorwaarden

Waar we het ook vaak fout mee zien lopen is het onjuist hanteren van algemene inkoop- en verkoopvoorwaarden in contracten. Vaak denkt men ‘gedekt’ te zijn door de eigen voorwaarden maar blijken die achteraf toch niet van toepassing op een contract of bestelling.

Onderhandeling en relatiebeheer

In contracten geldt ook dat contractonderhandelingen in grote mate bijdragen aan het opbouwen en onderhouden van sterke relaties met leveranciers, afnemers en andere partners in de supply chain. Een contract is dan ook meer dan alleen maar het vastleggen van alle risico’s en problemen; het is bij uitstek ook een kans om de relatie met de partijen in jouw keten te verstevigen en uit te bouwen.

Een klant die een vast contract aangeboden krijgt, krijgt indirect de boodschap dat hij belangrijk genoeg is om een contract te krijgen in plaats van met losse orders te werken. Dat draagt bij aan klantenbinding. Een leverancier die een raamovereenkomst mag tekenen waardoor hij verzekerd is van een minimale omzet, zal harder zijn best doen, dan eentje die af en toe een losse order krijgt met een krappe deadline. De jaarlijkse voortgangsgesprekken in het kader van die overeenkomsten zijn per definitie relatiebeheergesprekken waar je waardering naar elkaar uitspreekt en de relatie verstevigt. Tegelijkertijd kun je tijdens die evaluaties je samenwerking bijsturen zodat beide partijen tevreden blijven.

Contractonderhandeling en relatiebeheer

Soorten contracten

Inkoopkant

Als fabrikant zijnde kom je met verschillende contracten in aanraking. Aan de inkoopkant heb je naast losse purchase orders/inkoop orders (PO’s) soms ook raamovereenkomsten met vaste leveranciers. In die raamovereenkomsten maak je vaste afspraken over de voorwaarden waaronder je bij die leverancier inkoopt. Deze raamovereenkomsten zijn vaak voor een langere termijn, of zelfs voor onbepaalde tijd, gesloten en er gelden opzegtermijnen. In sommige gevallen worden er ook exclusiviteitsafspraken gemaakt, afspraken over minimale afnamehoeveelheden of minimale omzetten per jaar, of afspraken over het gebruik van intellectuele eigendomsrechten.

Deze inkoopcontracten zijn van groot belang voor de wendbaarheid van je bedrijf. Bij belangrijke grondstoffen, componenten of materialen wil je zekerheid hebben, zodat je geen onderbreking van je toeleveranciersketen hebt. Aan den andere kant wil je ook kunnen schakelen, als je eigen vaste leverancier niet tijdig kan leveren of als er bijvoorbeeld kwaliteitsproblemen zijn, of vertragingen bij doorontwikkelingen, etc.

Verkoopkant

Aan de verkoopkant heb je ook verschillende soorten contracten. Net als bij de inkoopkant kun je werken met losse inkooporders, die eigenlijk ook, en vooral als er vaker ingekocht wordt, een contract zijn. Of je werkt met raamovereenkomsten. Dat wil je vooral doen als het om grote hoeveelheden per jaar gaat, je speciaal voor die klant moet inkopen of als het een klant is die regelmatig terug komt. Dan hoef je niet elke keer na te denken en te onderhandelen over zaken als prijs, voorwaarden, levertermijnen, etc.

Het kan zijn dat je werkt met wederverkopers, grossiers, distributeurs of handelaren, die jouw producten weer aan de eindklant doorverkopen. In dat geval zal er, of dit nu op papier is gezet of niet, veelal sprake zijn van een zogenaamde distributieovereenkomst.

Afspraken maken

Met je wederverkoper, grossier, distributeur of handelaar wil je in contracten vaak afspraken maken, zoals:

Intellectuele eigendomsrechten, engineering

In sommige gevallen maak je voor je klant wellicht op maat gemaakte producten, al dan niet met de input van die klant. In dat geval maak je in contracten ook afspraken over die ontwikkelingen (design, engineering), de eigendom van die designs en engineering, en het gebruik van intellectuele eigendomsrechten.

Ook kan het zijn dat je in opdracht van de klant, en op basis van diens tekeningen de producten vervaardigt, bijvoorbeeld omdat je OEM manufacturer of loonwerker bent. In dat geval geldt eveneens dat je afspraken moet maken over intellectuele eigendomsrechten, maar ook over bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid als er iets mis blijkt te zijn met het ontwerp (ontwerpfouten), de eventuele adviesplicht van jou als fabrikant en deskundige op dat gebied, etc.

Contractuele elementen

Veel ondernemers denken dat alles wel in de algemene voorwaarden staat en dat ze daarom bepaalde afspraken niet meer nadrukkelijk hoeven te maken in contracten. Nu kan dat in beginsel wel juist zijn, maar vaak gaat het mis bij het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden. Bijvoorbeeld omdat niet alleen jij, maar ook jouw klant of leverancier naar zijn voorwaarden verwijst, en het daardoor niet duidelijk is, wiens voorwaarden nu eigenlijk van toepassing zijn. Veel gerechtelijke procedures gaan in plaats van over de claim van een partij vooral over de vraag of die algemene voorwaarden nu wel of niet van toepassing zijn. Soms kom je daardoor niet eens aan de eigenlijke vraag naar aansprakelijkheid en schade toe.

Daarom is het goed om de belangrijkste afspraken ook in je Purchase Order (PO), inkoopcontract, verkoopcontract of Order Confirmation op te schrijven.

Het gaat daarbij niet alleen om de prijs en de aantallen maar ook om:

Risicobeheer

Zeker bij leveringen aan klanten in landen buiten de EU is het voor contracten goed om na te gaan of de verzekering eventuele claims van buitenlandse partijen (in het buitenland bij een buitenlandse rechter) dekt en of ook advocaatkosten (in het buitenland bij een buitenlandse rechtbank) worden vergoed. Soms zijn bepaalde landen, zoals de VS of China, en sinds kort ook Rusland, helemaal uitgesloten, of wordt in geval van schade niet alles vergoed wat in Nederland wel betaald zou worden. Veelal kun je bijverzekeren, hoewel dat soms een flinke smak geld kost.

Ook kan het zijn dat in de contracten of algemene voorwaarden van de klant of de leverancier schadeclaims staan die niet gedekt zijn onder de verzekering.

In alle gevallen is het belangrijk bij contracten om na te gaan onder welk rechtssysteem je met de klant contracteert. Je kunt, ook als je geen afspraken met elkaar maakt, er niet automatisch vanuit gaan dat bij een internationale klant of leverancier, dit naar Nederlands recht gebeurt en dat je verhaal bij een Nederlandse rechter kunt halen. Buiten de EU geldt bovendien dat geschillenbeslechting niet overal even effectief is, zodat je goed moet kijken hoe je aan je geld of je spullen komt, als het misgaat met je zakenpartner.

Sommige standaard betalingsvoorwaarden die wel werken en zinvol zijn binnen Nederland of de EU kun je dan beter vervangen door goede betalingsafspraken waarbij je met letters of credit of bankgaranties werkt, zodat er een gelijktijdige uitruil van (goedgekeurde) goederen en geld plaats vindt. Maar ook dan geldt dat  jein geval van reclamaties wellicht bot vangt bij die leverancier. Of dat je risico’s loopt op hoge schadeclaims  of torenhoge advocaatkosten, als je gebrekkige producten hebt geleverd, zoals dat vaak in de VS het geval is.

Omdat je niet altijd invloed hebt op wat er om je heen gebeurt (denk aan Covid-19, Suez kanaal, Oekraïne oorlog) zul je contracten ook goed moeten checken op voldoende ‘escapes’ . Dat worden ook wel ‘overmachtbepalingen’ genoemd. Hiermee worden omstandigheden bedoeld, waardoor je jouw deel van de overeenkomst niet kunt nakomen, maar waar je zelf geen ‘schuld’ aan draagt. Overmacht is een niet volledig gedefinieerd begrip, zodat je er goed aan doet om te beschrijven wat in jouw specifieke geval een overmachtsituatie oplevert. Denk bijvoorbeeld aan de lockdowns tijdens Covid-19, dat was op zichzelf geen overmachtsituatie. Anders was het geweest, als je bijvoorbeeld  ‘belemmering van het vrije verkeer van goederen of personen’ als overmachtsituatie had gedefinieerd.

Juridische aspecten

Je moet aan allerlei wet- en regelgeving voldoen, zeker als er elektronica in de producten verwerkt zit. In contractuele zin is dan altijd de vraag wie er verantwoordelijk is voor de compliance met lokale wetgeving.  Terwijl je in de EU met een CE keurmerk uit de voeten kunt, geldt dit voor andere landen zoals de UK sinds de Brexit niet. Als hierover geen afspraken worden gemaakt is het de vraag of jouw leverancier zondermeer een UK-proof product moet aanleveren. Dat zul je dan wel apart moeten afspreken.

Achteraf ontstaat er nog wel eens discussie of een product wel of niet aan een CE norm, een DIN norm, of een andere internationale, nationale of branchestandaard voldoet. Vaak stelt een klant dat een product gebrekkig is omdat niet aan een bepaalde norm voldaan is. Hiervoor geldt dat je doorgaans wel nadrukkelijk moet hebben afgesproken dat een product aan die norm zal voldoen. Anders is het, tenzij als het wettelijk verplicht is om bepaalde voorwaarden na te komen, geen onderdeel van het contract.

Duurzaamheid en ethiek

Tegenwoordig is er, ook in contracten, steeds meer aandacht voor zogenaamde ESG-compliance (Environment – Social – Governance). Kort gezegd betekent dit dat je jouw producten vervaardigt op een manier die zo min mogelijk belastend is voor milieu, waarbij je geen mensen uitbuit en op een faire en zorgvuldige wijze je bedrijf inricht en tot besluitvorming komt.

Veel multinationals hebben naast voorwaarden op dit gebied in de algemene voorwaarden of kleine lettertjes ook uitgebreide aparte contractsbepalingen of zelfs paginalange aanhangsels bij hun contracten.  Zo zie je vaak bepalingen op het gebied van anti-terrorisme, verbod op steekpenningen, uitbesteding aan lageloonlanden en arbeidsomstandigheden, etc. Als MKB ondernemer lijken die bepalingen vaak nogal Amerikaans of hysterisch. Maar voor die bedrijven is het een serieuze aangelegenheid. Vaak hangt dit samen met het feit dat ze zelf forse auditverplichtingen hebben. Die leggen ze op hun beurt weer op aan hun toeleveranciers. Voldoe je daar niet aan riskeer je een opzegging van je contract. Als je een leverancier van een leverancier van zo’n multinational bent kan het dus ook gebeuren dat je met die – doorgelegde – bepalingen te maken krijgt, en dit gebeurt ook steeds vaker.  

Technologie en digitalisering

Nieuwe technologieën zoals contractbeheersoftware en blockchain kunnen het proces van contracteren in de supply chain verbeteren, efficiënter maken en de transparantie vergroten. Het bijhouden en goed beheren van contracten is iets wat al redelijk snel een flinke klus wordt. Zelfs als je bedrijf nog relatief klein is. Vooral ook als het gaat om de bekende vraag: “welke versie is nu de meest actuele?”, weten welke opzegtermijnen er zijn, of wanneer de prijslijsten vernieuwd moeten worden. Vaak slaat iedereen in zijn eigen map/bij de eigen afdeling spullen op, waardoor als Kees van de inkoop ziek is, Jan van de verkoop of Piet de CFO het niet meer weet.

Je kunt natuurlijk een duur contract management systeem aanschaffen, wat vooral voor grote bedrijven interessant is, maar ook als klein bedrijf kun je al veel doen om alles in de hand te houden:

Best practices

Natuurlijk geven we jou tips mee om effectief te contracteren in de supply chain:

Meer informatie

Heb je na het lezen van deze blog nog vragen? Wil je meer informatie of kun je wel wat advies gebruiken? Neem gerust contact op, onze specialisten zitten voor je klaar.

M&A/FIRM
Logo