Een cruciaal aspect van risicobeheer voor ieder bedrijf is effectief contractmanagement. Dit stelt je in staat om verschillende soorten contracten, variërend van leveranciers- tot onderhouds- en arbeidscontracten, effectief te beheren en te monitoren. Dit niet alleen om operationele efficiëntie te waarborgen, maar ook om potentiële juridische geschillen te voorkomen. Een gestructureerd contractmanagementproces biedt helder inzicht in de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit deze contracten, waardoor je risicobeheersing naar een professioneel niveau kunt tillen.
Dekt je verzekering wel genoeg?
Laten we beginnen met een fundamenteel aspect van risicobeheer: de verzekering. Dekt je verzekering eventuele claims van buitenlandse partijen? Vallen hier ook advocaatkosten bij een buitenlandse rechtbank onder? Zeker bij leveringen aan klanten buiten de EU is het essentieel om dit goed te onderzoeken! Sommige landen, zoals de VS, China en Rusland, kunnen zelfs volledig worden uitgesloten of bieden slechts gedeeltelijke vergoeding. Bijverzekeren als risicobeheer is soms noodzakelijk, maar dit kan weer aanzienlijke extra kosten met zich meebrengen.
Daarnaast is het goed om te kijken naar de contracten en algemene voorwaarden van je klanten of leveranciers. Hierin kunnen schadeclaims staan die niet gedekt worden door jouw verzekering. Dit onderstreept het belang van goed risicobeheer, om altijd goed te onderzoeken onder welk rechtssysteem je contracteert. Buiten de EU is geschillenbeslechting vaak minder effectief, waardoor het een grotere uitdaging kan zijn om je geld of goederen terug te krijgen bij problemen.
Alternatieve betalingsafspraken als risicobeheer
Het is vaak verstandig om gebruik te maken van alternatieve betalingsmethoden als risicobeheer, om zo de risico’s van internationale handel te beperken. Een van de meest voorkomende opties zijn letters of credit. Dit zijn financiële documenten die door een bank worden uitgegeven, waarin staat dat de verkoper betaald zal worden zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan, zoals het overhandigen van verzenddocumenten die bewijzen dat de goederen zijn verzonden. Dit biedt zowel de koper als de verkoper een zekere mate van bescherming: de koper weet dat hij de goederen zal ontvangen zoals afgesproken, en de verkoper weet dat hij betaald zal worden zolang hij aan de voorwaarden voldoet.
Een andere methode is gebruik maken van bankgaranties. Hierbij garandeert een bank dat de verkoper betaald zal worden, zelfs als de koper niet in staat is om te betalen. Dit kan helpen om het vertrouwen tussen de handelspartners te vergroten en de kans op niet-betaling te verkleinen, dus risicobeheer. Beide methoden zorgen ervoor dat er een gelijktijdige uitruil van goederen en geld plaatsvindt, waardoor het risico op wanbetaling aanzienlijk wordt verminderd.
Maar deze betalingsmethoden zijn niet zonder nadelen. Het gebruik van letters of credit en bankgaranties kan leiden tot hoge kosten, zoals administratiekosten en bankkosten. Bovendien, in geval van een geschil, kunnen de juridische kosten hoog oplopen. Vooral in landen zoals de Verenigde Staten, waar juridische procedures en schadeclaims vaak voorkomen, kunnen de kosten van juridische bijstand en mogelijke schadevergoedingen aanzienlijk zijn. Dit kan resulteren in extra financiële lasten voor beide partijen, waardoor de voordelen van deze betalingsmethoden teniet kunnen worden gedaan.
Escape
Tot slot is het cruciaal om je contracten te voorzien van voldoende ‘escapes’ of overmachtbepalingen als risicobeheer. Deze beschermen je tegen omstandigheden buiten jouw invloed, zoals pandemieën, logistieke problemen of geopolitieke conflicten. Wees dan wel heel specifiek in het omschrijven van wat in jouw geval als overmacht geldt, zodat er geen onduidelijkheid bestaat.
Neem deze principes van risicobeheer heel serieus! Je stelt hierdoor jouw bedrijf in staat om beter te navigeren door de complexe wereld van internationale contracten. Door je waakzaamheid en proactieve aanpak vermijd je potentiële valkuilen en bescherm je jouw organisatie tegen onvoorziene uitdagingen.
LAW/FIRM kan helpen met jouw risicobeheer
Wil je een extra check op een contract? Of sta je op het punt met een buitenlandse partij in zee te gaan en wil je iemand die met een juridisch oog met je meekijkt? Neem dan contact op met Esther Tromp, (E: esthertromp@law-firm.international, T: +31655741267).