Heeft jouw klant ESG-verplichtingen aan je opgelegd? Dit betekent dat ze bepaalde verwachtingen hebben op het gebied van milieu, maatschappij en bestuur in verband met producten of diensten die ze van jou afnemen. Het is van groot belang dat je deze opgelegde ESG-verplichtingen niet alleen begrijpt, maar ook integreert in je eigen bedrijfsprocessen, en ze doorzet naar je eigen leveranciers. Maar hoe doe je dat? In dit artikel gaan we daar dieper op in.
Opnemen in je algemene voorwaarden
Als je eigen algemene voorwaarden hebt, kun je ervoor kiezen om aan deze algemene voorwaarden een bepaling toe te voegen die specifiek gaat over ESG-verplichtingen. Dat is de makkelijkste manier om ervoor te zorgen dat alle partijen met wie jij zaken doet verplicht zijn om eventuele ESG-verplichtingen, die jij zelf ook hebt, na te komen. Natuurlijk moet je er dan wel voor zorgen dat die algemene voorwaarden van toepassing zijn op alle contracten die je sluit.
Aanvullende voorwaarden/PO/OC
Hanteer je branchevoorwaarden? Deze kunnen niet zomaar aangepast worden. Je kunt er in dat geval voor kiezen om een losse set aan voorwaarden toe te voegen, die specifiek gelden voor jouw bedrijf. In die extra set kun je dan ook de ESG-verplichtingen kwijt. Het nadeel is dat je da twee sets aan algemene voorwaarden moet meesturen aan je klant: de branchevoorwaarden en die losse extra set. Kans is aanwezig dat dit leidt tot extra discussie bij je leverancier, dus misschien is dit wel het uitgelezen moment om nieuwe inkoopvoorwaarden op te laten stellen die speciaal op jouw bedrijf zijn toegesneden.
Raamovereenkomst met leverancier
Neem je regelmatig producten of diensten af bij dezelfde leverancier? Dan kan het gunstig zijn om met die leverancier een raamovereenkomst te sluiten. Dat is niet alleen praktisch in het kader van de ESG-vereisten, maar je regelt daarmee gelijk specifieke aspecten zoals leveringstermijnen, verpakkingsvereisten, kwaliteitsnormen, conformiteit enzovoorts. Twee vliegen in één klap!
Nieuwe contracten voor leveranciers
Bij het opstellen van nieuwe overeenkomsten met leveranciers heb je de mogelijkheid om te onderhandelen over het opnemen van specifieke contractsbepalingen. Deze bepalingen hebben betrekking op verplichtingen die voortvloeien uit de wet of afspraken die je hebt gemaakt met je eigen klanten, en die je nu doorzet naar jouw leverancier.
Het integreren van dergelijke specifieke contractsbepalingen is van belang omdat het ervoor zorgt dat jouw leverancier op de hoogte is van en instemt met de wettelijke of contractuele verplichtingen die jij als ondernemer hebt. Dit varieert van wettelijke normen tot specifieke eisen die je klanten aan jou opleggen, zoals ESG-vereisten, kwaliteitsnormen, of andere vereisten die van invloed zijn op jouw bedrijfsprocessen.
De meeste leveranciers zijn over het algemeen genomen bereid mee te werken aan dergelijke contractsbepalingen, omdat het een manier is om een duidelijk kader te scheppen en de samenwerking soepel te laten verlopen. Door transparant te zijn over jouw verplichtingen en verwachtingen leg je een sterke basis voor een langdurige en constructieve relatie met je leverancier.
Losse afspraak
Je kunt natuurlijk ook gewoon je leverancier benaderen en aangeven dat het, voor de voortzetting van jullie relatie vanwege de ESG-regels waar je aan gebonden bent, van belang is dat er aanvullende afspraken worden gemaakt over het meewerken aan audits en mogelijke andere ESG-verplichtingen. Hierbij is het goed om je te realiseren dat de ESG wetgeving zo in elkaar zit dat het rekening houdt met het feit dat in andere landen andere eisen gelden. Wetgeving omtrent arbeidsomstandigheden bijvoorbeeld is nu eenmaal anders in veel landen en vaak slechter geregeld. Wel is het zo dat er minimale eisen gesteld kunnen worden aan werknemersveiligheid. En als je leverancier zelfs daar niet aan voldoet wordt het tijd om je serieus afvragen of dit wel de juiste zakenpartner is.
Hulp nodig?
Heb je hulp nodig bij het updaten van je algemene voorwaarden, je contracten of wil je weten hoe je in een specifieke relatie ESG-verplichtingen kunt implementeren? Neem dan contact op met Esther Tromp, (E: esthertromp@law-firm.international, T: +31655741267)